Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung in Lichtenberg.

Große Anfrage - DS/0597/VIII

Das Bezirksamt beantwortet die o.g. Anfrage wie folgt:

1.     Wer ist für die technische Ausstattung der Lichtenberger Verwaltung im Ganzen und im Einzelnen zuständig?

Für die technische Ausstattung der Lichtenberger Verwaltung ist die Lichtenberger Verwaltung im Ganzen zuständig. Im Einzelnen ist der IT-Service für die Fachämter und Organisationseinheiten im Bezirk zuständig.

a.   Haben alle Mitarbeiter des Bezirksamtes Lichtenberg einen eigenen funktionsfähigen Computerarbeitsplatz? Wenn nein, warum nicht und entstehen ihnen eventuell dadurch Nachteile wie Informationsverlust bei Rundschreiben, verzögerte Informationen, erschwerte Bearbeitung von Vorgängen?

Nein. Alle Verwaltungsmitarbeiter des Bezirksamts mit einem entsprechenden Tätigkeitsfeld haben einen Computerarbeitsplatz. Mitarbeiter, die aus fachlicher Sicht für ihre Tätigkeit keinen Computerarbeitsplatz benötigen, erhalten relevante Informationen über die Fachpost.

b.   Wer ist für die inhaltliche Ausgestaltung der Rahmenverträge zur Beschaffung technischer Geräte und digitaler Medien zuständig?

Das ITDZ ist für diese Rahmenverträge zuständig.

c.   Wer beschafft die benötigte Hardware und Software? Wie läuft der Prozess der Beschaffung mit und ohne Rahmenverträge ab und wie lange dauert dies durchschnittlich?

Für Computerarbeitsplätze erfolgt eine zentrale Beschaffung nach den Vorgaben der zentralen IKT-Steuerung - angesiedelt bei der Oberbehörde Senatsverwaltung für Inneres und Sport (SennInnDS) - über die Rahmenverträge des ITDZ. Das Bezirksamt bestellt darüber die benötigte Hard- und Software. Der Beschaffungsprozess für einen Computerarbeitsplatz dauert etwa ein bis drei Wochen.

d.   Welche Kriterien werden vorrangig bei der Beschaffung neuer technischer Geräte angelegt und wer legt diese Kriterien fest? 

Grundlage bilden die im Rahmen des 2016 in Kraft getretenen E-Government Gesetzes erlassene einheitliche Architekturrichtlinie der IKT-Steuerung für Computerarbeitsplätze und IKT bzw. für Fachverfahren die Vorgaben der jeweils zuständigen Fachbehörden und Produktverantwortlichen. Die Kriterien ergeben sich jeweils aus den fachlichen und technischen Einsatzanforderungen zur Aufgabenerledigung und der Gewährleistung des Dienstbetriebes der Organisationseinheiten im Bezirk bzw. den anderen Dienststellen der Berliner Verwaltung.

e.   Welche Rolle spielen hierbei Gesundheitsaspekte und technische Handhabbarkeit die Mitarbeiter betreffend?

Computerarbeitsplätze, Mobiliar und sonstige Arbeitsmittel werden nach ergonomischen Gesichtspunkten eingerichtet und im Rahmen der regelmäßigen Arbeitsschutzbegehungen überprüft. Das bezirkliche Gesundheitsmanagement bietet allen Beschäftigten ganzjährig Angebote und Kurse zur Gesundheitsförderung an.

f.    Welches Mitspracherecht haben die Fachabteilungen bei der Beschaffung neuer technischer Geräte?

Grundsätzlich haben die jeweils zuständigen Organisationseinheiten der Fachabteilungen auf Basis ihrer fachlichen Anforderungen ihren Bedarf zu planen. Durch die Abnahmeverpflichtung ist die Auswahl im Wesentlichen auf das Angebot des ITDZ eingeschränkt.

g.   Ist den Mitarbeitern des Bezirksamtes die Nutzung eigener Geräte zum Zugriff auf das bezirksamtsinterne Intranet im Rahmen von Heimarbeit gestattet?

Nein.

h.   Wie viele Mitarbeiter nutzen das Modell der Heimarbeit bisher? Wie viele Anträge auf Heimarbeit sind abgelehnt worden (bitte mit Begründung der Ablehnung)? Wie viele Interessenten gibt es, deren Heimarbeitsplatz noch geprüft wird?

Im Bezirksamt gibt es keine Heimarbeitsplätze. Es werden stattdessen mobile Arbeitsplätze für Telearbeit zur Verfügung gestellt. Das Bezirksamt hat eine Anzahl von Geräten für das mobile Arbeiten angeschafft.

i.    Stellt das Bezirksamt den Mitarbeitern, die Ihre Aufgaben in Heimarbeit erfüllen, eine entsprechende technische Lösung (insbesondere ein technisches Endgerät) zur Verfügung?

Für die Telearbeit werden Tablet- und Laptop-Computer zur Verfügung gestellt.
 

2.   Wie funktioniert die Erneuerung und Digitalisierung der Verwaltung in Lichtenberg und wer steuert diese?

Es existiert eine landesweite IKT-Steuerung, die die Digitalisierung der Verwaltung Lichtenbergs beeinflusst. Wird ein IT-Fachverfahren neu entwickelt (bzw. digitalisiert), oder ein bereits betriebenes IT-Fachverfahren überarbeitet, angepasst oder in sonstiger Weise verändert, so hat die fachlich zuständige Behörde die Vorgaben und Normen der zentralen IKT-Steuerung im Interesse eines einheitlichen und wirtschaftlichen IKT-Einsatzes in den Berliner Bezirken und Dienststellen einzuhalten. Die IKT-Steuerung koordiniert nicht nur die Modernisierung der Verwaltung, sondern stellt zentral für alle Dienststellen der Berliner Verwaltung verbindliche Regelungen, Normen und eine IKT-Infrastruktur bereit und finanziert diese. Sie sind für Lichtenberg – wie für alle Bezirke – laut E-Government Gesetz Berlin bindend.

a.   Welchen grundsätzlichen technischen Standard (Hardware und Software) bietet das Bezirksamt seinen Mitarbeitern an?

Standard Büro Arbeitsplatz PC mit verschiedenen CPUs, i.d.R. 8 GB RAM, MS Windows 7, Office 2013.

b.   Welche personellen und finanziellen Ressourcen hat das BA, um die Digitalisierung der Verwaltung insgesamt voran zu bringen?

Die Ressourcen sind abhängig von der Gesamtplanung der SennInDS und variieren je nach Haushalt. Für ganz Berlin stehen pro Jahr etwa 70 bis 80 Millionen Euro zur Verfügung und für das ITDZ aus dem „Sondervermögen Infrastruktur für die wachsende Stadt“ zusätzliche 70 Millionen Euro. Personell arbeiten alle Mitarbeiter der durch Digitalisierung betroffenen Ämter und Serviceeinheiten mit.

c.   Wann wird das BA den Beschluss der BVV auf DS/0205/VIII umsetzen und einen Beauftragten für die digitale Entwicklung einsetzen? Wo wird die Funktion des Beauftragten angesiedelt sein?

Die Funktion des Beauftragten für die digitale Entwicklung wird bei der Steuerungsdienstleitung angesiedelt. Ein Ernennungsvorschlag wird demnächst erfolgen.

d.   Welche bezirkseigenen Softwareprodukte, die sich auf spezifische Verfahren beziehen, gibt es und welche Abteilungen nutzen diese?

Der Steuerungsdienst nutzt eine eigens für den Bezirk entwickelte Partizipationssoftware für den Bürgerhaushalt, verfügbar unter <https://www.buergerhaushalt-lichtenberg.de>.

e.   Welche Softwareprodukte sind veraltet und bedürfen eines dringenden Updates/Upgrades? Wie ist der jeweilige aktuelle Stand zur Umsetzung der Updates/Upgrades? Gibt es hierbei Verzögerungen und wenn ja, warum?

Es werden keine veralteten Softwareprodukte eingesetzt. Alle auf den Computerarbeitsplätzen eingesetzten Softwareprodukte sind innerhalb ihres Lebenszyklus‘.

f.    Wie funktioniert die Einbindung der Fachabteilungen bei der Verwaltungsdigitalisierung? Sind die entsprechenden Anwender in den jeweiligen Fachabteilungen direkt in den Prozess der Verwaltungsdigitalisierung eingebunden oder erfolgt dies nur über die Leitungen der Organisationseinheiten?

Die Fachabteilungen werden bis auf Sachbearbeiterebene bei Anforderungsanalysen und späteren Anwendungstests beteiligt. In regelmäßigen AG-Sitzungen werden die Amtsleitungen über die Digitalisierungsfortschritte informiert und etwaige Probleme lösungsorientiert bearbeitet.

g.   Wird den Mitarbeitern der Fachabteilungen ausreichend Zeit zur Beteiligung bei der Verwaltungsdigitalisierung eingeräumt oder erfolgt dies „nebenbei“?

Die Beteiligungszeiten werden durch die Fachabteilungen geregelt. Sie sind angehalten, die für die Verwaltungsdigitalisierung notwendigen Zeiten zu berücksichtigen. Im Zuge der inzwischen erfolgten Aufhebung der langjährigen Stellenbesetzungssperre in Berlin verbessern sich zunehmend mit der verstärkten Neueinstellung von Personal die hierfür erforderlichen fachlichen Kompetenzen und verfügbaren Ressourcenkapazitäten in den Fachämtern.

h.   Welche Aufgaben haben der bezirkliche Datenschutzbeauftragte, Personal Service und der Personalrat im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung?

Sie überwachen bzw. kontrollieren die Digitalisierungsprozesse auf hinreichende Berücksichtigung der jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben und Regelungen.

 

3.   In welchem Maße nutzt das Bezirksamt digitale Medien in der Kommunikation mit Bürgern?

 In hohem Maße.

 a.  Welche digitalen Wege zur Kontaktaufnahme mit der bezirklichen Verwaltung gibt es?

Das Bezirksamt nutzt die digitalen Medien Telefonie und E-Mail in der Kommunikation mit seinen Bürgern. Darüber hinaus ist die Nutzung des Zentralen Verwaltungszugangs Berlins über die Behördennummer 115 möglich. Pressemitteilungen sind auf der Internetseite des Bezirksamts verfügbar und werden auch als RSS-Feed und bei Twitter bereitgestellt.

b.  Welche Formen von social media nutzt das Bezirksamt?

Das Bezirksamt nutzt Twitter und erprobt weitere Plattformen (z.B. nebenan.de).

c.  Gibt es Richtlinien für das Bezirksamt Lichtenberg oder der Berliner Verwaltung insgesamt zum Umgang mit social media-Plattformen? Wenn ja, sind diese verbindlich und welche sind dies? Wenn nein, sind Richtlinien für den (rechts-) sicheren Umgang mit social media-Plattformen geplant?

Es existiert ein Leitfaden zur Nutzung von sozialen Netzwerken in der Berliner Verwaltung. Die Entscheidung zum Einsatz sozialer Medien liegt bei den jeweiligen Behördenleitungen.

 d.  Inwiefern ist ein Ausbau der Kontaktwege auf social media Plattformen geplant?

 Aus Gründen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit ist derzeit keine über die in 3.b. hinausgehende Nutzung derartiger Plattformen geplant.

 e.  Welche nennenswerten Erfahrungen hat das Bezirksamt mit dem digitalen Austausch mit Bürgern gemacht?

 Wo der digitale Austausch möglich ist und entsprechende Angebote der Verwaltung existieren, wird er auch angenommen, wie beispielsweise der Bürgerhaushalt mit vielen bürgerseitigen Vorschlägen.

f.   Wie bewertet das Bezirksamt die Handhabbarkeit der Bezirksseiten auf berlin.de vor allem mit Blick auf Barrierefreiheit und Übersichtlichkeit (Seitenstruktur und inhaltlicher Aufbau der Internetseiten)? Sind hierzu Verbesserungen geplant?

Das Bezirksamt erachtet den Internetauftritt als verbesserungswürdig. Er wird fortlaufend angepasst und erweitert, unterliegt aber den Regelungen von berlin.de.

 

4.    Wer ist für den Wartungs- und den Sicherheitsaufwand in Verbindung mit den digitalen Medien des Bezirksamtes jeweils zuständig?

Siehe 1.

a.   Welche IT-sicherheitsrelevanten Vorfälle gab es in den letzten drei Jahren?

Es gab im Betrachtungszeitraum im Netzverbund des Bezirksamts Lichtenberg keine sicherheitsrelevanten Ereignisse mit ressortübergreifender Bedeutung, welche zu relevanten Einschränkungen der Arbeitsfähigkeit bzw. der IT-gestützten Geschäftsprozesse der Ämter oder bei der Aufgabenerledigung der Anwender und Kunden führte.

b.   Konnte das Bezirksamt in allen Fällen schnell adäquat reagieren?

Siehe 4.a.

c.   Wie lange dauerte es jeweils bis zur Behebung der Missstände?

Siehe 4.a.

d.   Gab es Vorfälle, bei denen die bezirkseigene IT-Infrastruktur ganz oder in Teilen ausgefallen ist? Wenn ja, welche Gründe gab es hierfür?

Ja, im Zusammenhang mit Wartungsmaßnahmen und im laufenden Betrieb gab es Vorfälle, wo bezirksinterne Infrastruktur ausgefallen ist. Dies führte aber nur zu begrenzten und kurzfristigen Einschränkungen der Verfügbarkeit für die Bezirksverwaltung, da im Regelfall die hierfür vorgesehenen Ersatzsysteme den Betrieb der ausgefallenen Komponenten übernommen haben oder der Ausfall außerhalb der Dienstzeit erfolgte und behoben werden konnte. Gründe für unvorhergesehene Einschränkungen und Beeinträchtigungen waren großflächige Stromausfälle beim Stromnetzbetreiber oder unvorhergesehene Störungen im Rahmen von Funktions- und Notfalltests bzw. Wartungsmaßnahmen, bspw. an der Notstromersatzanlage im Standort Alt-Friedrichsfelde 60 durch die BIM. Die zentralen Einheiten der bezirkseigenen IT-Netzwerkinfrastruktur, das zentrale Rechenzentrum für den Bezirk in Alt-Friedrichsfelde 60 sowie die Raumbereiche des Katastrophenschutzstabes im Rathaus sind notstromversorgt, die Arbeitsplatz-PCs nicht. Die Beeinträchtigungen durch Stromausfälle beziehen sich daher auf einzelne Standorte.

 

5.   Welche spezifischen Verfahren der Fachämter stellen im Rahmen ihrer Digitalisierung eine herausgehobene Herausforderung dar und wie werden diese jeweils gelöst?

Voraussetzung für digitalisierte Bürgerdienste ist zunächst eine digitale Verwaltung. Die Geschäftsprozesserhebung, -optimierung und -priorisierung stellen in diesem Zusammenhang die herausgehobene Herausforderung dar. Gelöst werden sie überbezirklich. Die spezifischen Verfahren sind der „Top 100 der Digitalisierungsprojekte“ zu entnehmen.

a.   Wann bietet das Bezirksamt ein medienbruchfreies digitales Antrags- und Bescheidsverfahren für Bauanträge an? Welche Schwierigkeiten ergeben sich aus der Erstellung der passenden Software?

Im Rahmen der Geschäftsprozesserhebung und Optimierung in Vorbereitung der Digitalisierung hat es durch den IKT-Lenkungsrat der SennInnDS im Dezember 2017 eine Politikfeldzuweisung gegeben. Danach bearbeitet das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf das gesamtstädtische Stadtentwicklungsamt. Nach Abschluss wird in jedem Bezirk ein digitales Antrags- und Bescheidverfahren für Bauanträge möglich sein. Eine passende Software kann erst erstellt werden, wenn alle zuvor benötigten Schritte in der Softwareentwicklung durchlaufen wurden.

b.   Welche Chancen sieht das Bezirksamt die Leistungen im Bürgeramt, insbesondere im Pass- und Ausweiswesen, vollends auf digitalisierte Self-Services umzustellen und woran liegt es, dass dies bisher nicht geht?

Nach Einschätzung des Bezirksamts ist ein persönliches Erscheinen im Pass- und Ausweiswesen unabdingbar, solange nicht schon ein elektronischer Personalausweis vorhanden ist. Jedoch lässt die Gesetzeslage einen solchen Service bisher nicht zu. Im Falle einer Ausstellung ist z.B. nach PAuswG das persönliche Erscheinen festgelegt.

Auch das Amt für Bürgerdienste wird bezirksübergreifend digitalisiert. Ein städtisches Bürgerportal mit Self-Service ist daher eine überbezirkliche Aufgabe und nicht fachamtsspezifisch singulär für Lichtenberg zu betrachten.

c.   Welche bezirklichen Register oder Kataster werden bereits teilöffentlich oder öffentlich geführt, so dass Bürger sich selbstständig Informationen hieraus suchen können?

Das Geoportal Berlin bietet für das gesamte Stadtgebiet einen zentralen, öffentlichen Zugang zu diversen Karten und anderen raumbezogenen Daten, Diensten und Anwendungen.

d.   Welche Chancen sieht das Bezirksamt - beispielsweise durch die Veröffentlichung des Baumkatasters - Erleichterungen für die Mitarbeiter zu schaffen?

Es existiert eine digitale Karte Baumbestand (enthält die Straßenbäume und die sog. Park- bzw. Anlagenbäume in zwei getrennten Layern/Ebenen) im Geoinformationsdienst/FIS-Broker im Berlinportal.

e.   Welche online öffentlich einsehbaren Ticketsysteme zur Bearbeitung von Bürgeranliegen gibt es? Bei welchen Prozessen können Bürger den Bearbeitungsstand ihres Anliegens jederzeit einsehen? Ist zu erwarten, dass solche Systeme auch auf andere Handlungsfelder ausgeweitet werden?

Über das Ordnungsamt online können die Bearbeitungsstände sämtlicher Vorgänge zu dort gemachten Eingaben jederzeit eingesehen werden. Es ist geplant, das gleiche System auf die Straßen- und Grünflächenämter auszuweiten.

 

Michael Grunst

 

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