Kundenkontakte und Wartezeiten im Standesamt Lichtenberg

Kleine Anfrage Martin Schaefer - KA/0194/VIII

Das Bezirksamt teilt Folgendes mit:

Vorbemerkung:

Die Personalsituation im Standesamt Lichtenberg ist seit längerer Zeit sehr angespannt.

Die Problematiken stellen sich u.a. wie folgt dar:

Von 11 Standesbeamtenstellen waren teilweise nur 6 Mitarbeiterinnen einsetzbar, weil bei der Nachbesetzung freiwerdender Stellen keine geeigneten Bewerber*innen gefunden werden konnten und sich das Besetzungsverfahren daher stark verzögerte. Darüber hinaus waren mehrere Kolleginnen langzeiterkrankt bzw. im Erziehungsurlaub, für die keine befristeten Vertretungskräfte gefunden werden konnten.

Zusätzlich haben sich die Beratungszeiten in der Sprechstunde, z.B. bei Geburten u.a. wegen eines höheren Verwaltungsaufwands durch einen hohen Anteil ausländischer Anzeigen auf ca. ½ - 1 Stunde verlängert, so dass innerhalb der Sprechzeiten nur noch ein geringeres Kund*innenkontingent bedient werden kann.

 Zur Entschärfung der Situation wurden vom Amt für Bürgerdienste in der Vergangenheit bereits mehrere Maßnahmen umgesetzt:

•              Für die an den Sprechtagen abgewiesenen Kunden*innen werden je nach Möglichkeit zusätzliche Termine außerhalb der regulären Sprechzeiten (z.B. vor und nach den Sprechzeiten, am Mittwoch und vereinzelt am Freitag) vergeben.

•              Mitarbeiterinnen der Urkundenstelle werden in der Sprechzeit für ausgewählte Dienstleistungen, die eigentlich nur von Standesbeamt*innen bearbeitet werden können (z.B. Anmeldung der Eheschließung „deutsch-deutsch“), eingesetzt.

•              Die Bestattungsgenehmigungen werden von den Mitarbeiterinnen der Urkundenstelleerteilt

•              Befristeter Einsatz von zusätzlichen Mitarbeiter*innen des Bürgeramtes in der Urkundenstelle

•              Reaktivierung einer pensionierten Standesbeamtin für 1 Tag/Woche

Aus einer berlinweiten Organisationsuntersuchung, dessen Abschlussbericht gerade vorliegt, ergaben sich verschiedene Handlungsempfehlungen, die zur Verbesserung der Situation aller Berliner Standesämter sowohl für die Kundinnen und Kunden als auch für die Mitarbeitenden beitragen sollen. So wurde darin u.a. auch ein berlinweiter Personalmehrbedarf von insgesamt 33,5 VzÄ errechnet.

Da das Bezirksamt die besondere Belastung des Standesamtes erkannt hat, wurde für das Standesamt bereits ein Personalmehrbedarf von 3 zusätzlichen VzÄ anerkannt. Diese befinden sich bereits im Ausschreibungs- bzw. Besetzungsverfahren.

Nach Einarbeitung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (diese dauert ca. 6 Monate) erhofft sich das Bezirksamt eine deutliche Verbesserung der Situation für die Kundinnen und Kunden und eine Entlastung der Mitarbeitenden.

Zu Frage 1:

Wie viele vereinbarte Termine gibt es täglich im Lichtenberger Standesamt?

An den Sprechtagen (Montag/Dienstag/Donnerstag) werden je nach Länge der Sprechzeit täglich insgesamt 14-16 im Voraus gebuchte Termine vergeben. Zusätzlich werden jeden Tag (je nach Möglichkeit) bis zu 25 Wartenummern für spontan kommende Kundinnen und Kunden ausgegeben.

Darüber hinaus vergeben die Kolleginnen und Kollegen des Standesamtes weitere individuelle Termine außerhalb der Sprechzeiten, die jedoch nicht quantifiziert werden können.

Für Sterbefälle gibt es besondere Sprechstunden der Bestatter, bei denen die Anzahl der Kunden statistisch nicht erfasst wird.

Zu Frage 2:

Wie viele Bürgerinnen und Bürger melden zurzeit ihr neugeborenes Kind im Lichtenberger Standesamt an?

In diesem Jahr (Stand: 20.07.2018) wurden bislang 1.973 Geburten im Standesamt Lichtenberg beurkundet.

Derzeit liegen noch ca. 150 Geburten in der Vormerkung für Eltern, die im Standesamt persönlich vorsprechen müssen. Dies betrifft vorwiegend Kinder ausländischer Eltern bzw. Elternteile.

Zudem erfolgen derzeit Beurkundungen von ca. 15 Geburten täglich, bei denen die Eltern alle notwendigen Unterlagen bereits in der Geburtsklinik abgegeben haben, so dass die Geburtsurkunden ohne direkte oder erneute Vorsprache der Eltern per Post zugesandt werden können.

Nach § 5 PStV darf eine Eintragung in ein Personenstandsregister oder die Beurkundung erst erfolgen, wenn auf der Grundlage beigebrachter Nachweise der zu beurkundende Sachverhalt ermittelt und durch das Standesamt abschließend geprüft wurde. Das Standesamt kann und darf sich nicht auf übermittelte Daten verlassen. Das bedeutet, dass gerade ausländische Eltern, ihre Nachweise zur Staatsangehörigkeit oder zum Familienstand beim Standesamt vorlegen müssen. Da das Standesamt auch ggf. vor Ort zusätzliche Erklärungen der Eltern (u.a. zur Namensführung) aufnehmen muss, ist die persönliche Vorsprache und Anwesenheit beider Eltern erforderlich.

Zu Frage 3:

Auf der Homepage des Bezirksamts heißt es: "Bereits vereinbarte Termine finden selbstverständlich statt, jedoch kann zusätzlich nur eine geringe Zahl spontan vorsprechende Kundinnen und Kunden bedient werden.“ Wie viele spontan vorsprechende Kundinnen und Kunden werden im Schnitt täglich bedient?

Siehe Frage 1

 Zu Frage 4:

Das Lichtenberger Amt für Bürgerdienste informiert auf der Homepage des Bezirksamts: "Aus organisatorischen Gründen kann derzeit im Standesamt Lichtenberg nur eine eingeschränkte Sprechstunde durchgeführt werden.“

Wie lange herrscht bereits dieser Zustand und wie lange wird er voraussichtlich noch andauern?

Die eingeschränkte Sprechstunde erfolgt (mit wenigen zeitlichen Unterbrechungen) bereits seit 2016. Wir gehen davon aus, dass sich diese Situation nach Besetzung der neuen Stellen und Einarbeitung der Mitarbeitenden verbessern wird.

 Zu Frage 5:

Wie viele Bürgerinnen und Bürger werden im Schnitt täglich nicht bedient, weil sie spontan vorgesprochen haben?

Diese Zahlen werden statistisch nicht erfasst.

Wir gehen davon aus, dass an den Sprechtagen bis zu 20 spontan vorsprechende Bürgerinnen und Bürger nicht bedient werden können. 

Zu Frage 6:

Ist dem Bezirksamt bekannt, dass wiederholt Familien ihre neugeborenen Kinder nicht standesamtlich anmelden konnten?

Diese Tatsache ist dem Bezirksamt bekannt und ist zurückzuführen u.a. auf die gestiegene Anzahl der Vorsprachen und fehlendes Personal. Bei der Vergabe der Wartenummern werden prioritär Geburten berücksichtigt. Das bedeutet aber, dass Vorsprachen von Eheschließenden nicht mehr in dem gewohnten Maß bedient werden können, sondern als Ausgleich ein Terminangebot erhalten.

Zu Frage 7:

Ist dem Bezirksamt bekannt, dass Bürgerinnen und Bürger bereits vor Mitternacht vor dem Standesamt warten, um am folgenden Tag spontan einen Termin zu bekommen?

Diese Frage kann nicht beantwortet werden, da es dazu keine Untersuchungen gibt.

Zu Frage 8 und Frage 9:

Das Bezirksamt informiert weiter auf seiner Homepage: „Online Terminservice - Sie können lange Wartezeiten vermeiden, indem Sie einen Termin für die Sprechstunde vereinbaren.“ Ist dem Bezirksamt bekannt, dass es keine freien Onlinetermine gibt, obwohl dafür extra geworben wird?

Wann wird es wieder freie Onlinetermine geben?

Online-Termine werden für fünf Wochen im Voraus im System freigeschaltet, so dass diese dann gebucht werden können. Daher ist ein Hinweis auf diese Möglichkeit korrekt.

Da es jedoch derzeit einen erhöhten Bedarf an spontan kommenden Kundinnen und Kunden (insbesondere für Geburten und Sterbefälle) gibt, kann nur eine begrenzte Zahl an Terminen online freigegeben werden. Darüber hinausgehende Terminkapazitäten werden pro Tag per Wartenummern vergeben.

Durch das derzeit geringe Online-Angebot sind diese derzeit ausgebucht. Sofern jedoch ein Kunde einen bereits gebuchten Termin absagt, wird dieser automatisch im System wieder als frei gekennzeichnet.

Aufgrund der Personalsituation ist in näherer Zukunft nicht damit zu rechnen, dass das Online-Terminangebot vergrößert wird und dadurch wieder relativ leicht freie Termine online gebucht werden können.